Marco legal para la implementación de Recibos Digitales

La implementación de un software de recibos de sueldo digitales deviene en múltiples beneficios para la operatoria de cualquier empresa. Podríamos hablar de reducción de costos, ahorros de tiempo o incremento en la seguridad de la información (la lista es larga y no queremos aburrir).

Ante los beneficios listados, el marco legal de implementación debería quedar en un segundo plano para quienes tomen la decisión de modernizar el proceso.

Pero, en Argentina, es difícil de creer que cualquier marco legal sea fácil de cumplir, por lo que vamos a contarte lo simple que es.

 

Contexto

 

Antes de comenzar con los requerimientos del trámite, vale recordar que los mismos han cambiado en varias ocasiones desde sus inicios en Diciembre de 2011.

Inicialmente la firma de los recibos podía realizarse en forma electrónica, esto equivale a presionar un botón y guardar un valor “firmado” en una base de datos. O también en forma digital, lo cual equivale a guardar un certificado digital y realizar la firma con el mismo, lo cual la da un respaldo mayor a la firma.

 

Con el pasar de los años, se eliminó la posibilidad de realizar firma electrónica y se dispararon los costos de implementación, principalmente empujado por el costo de los certificados digitales. Pero, desde el año 2018, la Secretaría de Modernización expide gratuitamente los certificados para las firmas digitales, lo que se traduce en un ahorro significativo en la implementación de la solución.

 

Los requisitos para realizar la implementación son, en su mayoría, requerimientos que debe cumplir la solución a implementar (100% cubiertos por Denarius Recibos Digitales) y que deben presentarse ante la Secretaría de Trabajo para obtener la autorización de utilización de la herramienta.

 

Requisitos

 

Para obtener la autorización se debe presentar:

 

  • Fundamentación de la solicitud indicando los beneficios que presenta para la empresa y para los empleados la implementación del sistema.
  • Universo de trabajadores alcanzados por la implementación.
  • Protocolos y estándares de seguridad de la aplicación a implementar.
  • Acreditación de que el sistema a implementar cumple con requisitos, forma y contenido que prevé la ley de contrato de trabajo.
  • Declaración jurada del representante legal de la compañía con firma certificada por escribano.
  • Procedimiento de sustitución del soporte papel.
  • Proyecto de implementación, incluyendo información sobre el software y el proceso para implementar él mismo.
  • Acciones de contingencia para guarda y recuperación de recibos.

 

Denarius Recibos Digitales está homologada por el Ministerio de Trabajo y cumple con el 100% de los requisitos para ser implementada.

Una vez resuelto el trámite, la empresa recibirá un número de resolución, el cual será incluido por el software en el pié de los recibos, dándole autenticidad e integridad al mismo.

Al igual que en la versión de papel, los recibos de haberes serán emitidos en duplicado, uno con la firma del empleador y otro para la firma del empleado.

 

El trámite

Desde agosto 2017, las presentaciones de aprobación deberán ser realizadas a través de la plataforma “Trámites a Distancia” del sistema de Gestión Documental Electrónica. Lo cual facilita la presentación y ahorra tiempos de gestión.

Una vez presentada la solicitud, la Secretaría de Trabajo evaluará la solicitud y previo análisis técnico y jurídico se pronunciará sobre su admisibilidad.

 

Es importante que al hacer la presentación, cuente con el respaldo de una herramienta que cumpla con todos los requisitos anteriormente enunciados, ya que las aplicaciones usualmente suelen ser rechazadas por falta de cumplimiento de los mismos.

 

Nosotros

 

Intersoft, con sus 35 años de experiencia en sistemas de recursos humanos, puede ayudarlo a transitar esta transformación digital en su empresa. Tenemos las herramientas y conocimiento que se necesitan para llevar adelante la implementación satisfactoria de los recibos de sueldo digitales, como ya lo hemos realizado en empresas como Peugeot, Hospital Aleman y Tupperware. 

 

¿Necesita asesoramiento?

Intersoft brinda soluciones a medida de las necesidades de sus clientes. Somos Partners Tecnológicos de empresas que buscan administrar sus negocios con mayor eficiencia.